نرم افزار خرید و تدارکات
بدون شک برای داشتن یک برنامه منظم جهت فرآیند خرید کالا و نیز تامین تجهیزات و خدمات در سازمان ها و شرکت ها به گونه ای که مطابق با سیاست و قیمتی کاملا مناسب و کیفیتی ایده آل بوده کاری دشوار خواهد بود و همچنین زمان زیادی را نیز از شما طلب خواهد نمود.
از این رو برای مکانیزه نمودن فرآیندهای واحد تدارکات در سازمان های دولتی و خصوصی از نرم افزار خرید و تدارکات استفاده می گردد.
آشنایی با نرم افزار خرید و تدارکات
نرم افزار خرید و تدارکات را می توان ابزاری مدیریتی دانست که در انتخاب بهترین منبع جهت تهیه مناسب ترین کالا، تجهیزات و یا خدمات به مدیران کمک زیادی نموده و مراحل این فرایند را آسان تر خواهد ساخت.
اکثر نرم افزارهای خرید و تدارکات از قابلیت برقراری ارتباط با سایر نرم افزارهای درون سازمان نیز برخوردار می باشند.
این نوع از نرم افزارها با یکپارچه ساختن و ایجاد انسجام اطلاعات در فرآیندهای خرید کالا و تامین خدمات و به اشتراک‌گذاشتن آنها بین کلیه ذی‌نفعان خرید، از درخواست‌کننده تا تامین‌کنندگان و تحویل‌گیرندگان باعث شده مدیران سازمان علاوه بر پاسخگویی به‌موقع به درخواست کالا و خدمات مراکز درخواست کننده، امکان مدیریت و اعمال سیاست های سازمان در امور خرید را نیز داشته باشند.
در واقع نرم افزار خرید و تدارکات نرم افزاری برای به ثبت رساندن و نیز ردیابی پروسه خرید سازمان به طور خودکار و مطابق با چهارچوب آیین نامه معاملات خرید دولتی یا آیین نامه معاملات شرکت ها می باشد.
از قابلیت های این نرم افزار می توان به ثبت و مدیریت انواع درخواست خرید کالا و خدمت و همچنین اطلاعات خرید شامل استعلام، پیش‌‌فاکتور، تامین اعتبار، مناقصات و … اشاره نمود.
در طراحی نرم افزارهای خرید و تدارکات، ضمن در نظر داشتن مسائل فنی، مسائل و موارد مرتبط با محیط عملیاتی نیز مد نظر قرار داده شده و با توجه به آن که استفاده از این نرم افزار سبب شده سطح موجودی انبار در نقطه بهینه و ایده آلی قرار گرفته می توان گفت که در کاهش هزینه های خرید و نیز سودآوری سازمان موثر می باشد.
استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات چه نتایجی را به همراه خواهد داشت؟
-
افزایش میزان بهره وری سازمان
در صورتی که یک نرم افزار خرید و تدارکات از امکان یکپارچگی با سیستم های انبار، کنترل بودجه و تامین اعتبار و دارایی ثابت، فعالیت‌های مربوط به ثبت و پردازش اطلاعات فرایندهای تامین و خرید کالا و خدمات سازمان و همچنین پشتیبانی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار برخوردار بوده به راحتی می تواند در افزارش بهره وری سازمان شما تاثیر شگرفی داشته باشد.
-
امکان داشتن مدیریتی بهتر در فرآیند خرید
یک سیستم خرید و تدارکات یکپارچه از طریق یکپارچه نمودن اطلاعات جمع آوری شده در زمینه فرآیندهای خرید از کلیه واحدهای سازمان و نیز امکان ارائه گزارش های تفضیلی که داشته به مدیریت موثرتر فرآیند خرید کمک شایانی خواهد نمود.
-
امکان مدیریت و کنترل هزینه ها و صرفه جویی در منابع سازمان
سیستم خرید و تدارکات از طریق فراهم نمودن امکان گردآوری درخواست‌های خرید کالا و خدمات و نیز امکان تخصیص موثر و کارآمدتر و نیز اولویت بندی خریدها تاثیر بسیاری در کاهش مصرف منابع سازمان ها خواهد داشت.
امکانات و قابلیت های نرم افزار خرید و تدارکات
- امکان ثبت درخواست خرید مطابق با درخواست کالا
- قابلیت گردآوری درخواست های خرید کالا و خدمات
- امکان محاسبه و نیز کنترل مقدار سفارشات در راه
- نظارت بر بودجه استفاده شده طی فرآیند تدارکات براساس وجوه تامین اعتبار شده جهت خرید
- امکان تعریف پارامترهای ارزیابی تامین کنندگان و نیز ارزیابی مطابق با آن
- امکان تحویل کالا به انبار، مراکز هزینه و یا حتی پروژه ها
- امکان تهیه گزارش از پروسه خریدهای صورت گرفته و در محدوده های زمانی گوناگون
- امکان دستیابی کلیه فرم ها به ابزار فرم ساز و نیز قابلیت ایجاد و فراخوانی فرم های ایجاد شده جهت ثبت اطلاعات لازم در هر کدام از اسناد خرید
- تهیه گزارش به طور دلخواه و بر مبنای کلیه اطلاعات ثبت شده در فرایند خرید به کمک ابزار گزارش ساز
- امکان تفکیک سازی تمامی اطلاعات براساس حساب های مستقل اعتبارات هزینه و تملک دارایی های سرمایه ای
مزایا و قابلیت های یک نرم افزار خرید و تدارکات
- امکان صادر نمودن فاکتور خرید برای کالاها و نیز افزارش موجودی بازرگانی بدون نیاز به انجام عملیات انبارداری و فروش آن در این نرم افزار
- گروه بندی نمودن فروشندگان تا سطحی نامحدود و نیز به صورت ساختار درختی
- معرفی فیلدهای مورد نیاز کلیه برگه های خرید به وسیله کاربرد و با نام گذاری دلخواه
- به نمایش در آوردن شعبه صادر کننده برگه های خرید
- پیشنهاد آخرین نرخ خرید کالا در زمان صدور فاکتور خرید جدید
- تعیین شماره فنی برای هر یک از کالاها و امکان به کارگیری آن در صورت لزوم در نرم افزار خرید و تدارکات
- نگهداری موجودی ها به دو شکل موجودی بازرگانی و موجودی انبار
- معرفی بارکد برای کالا و نیز ارتباط آن با دستگاه بارکدخوان و نیز امکان استفاده از آن در زمینه فروش
- امکان صدور رسید و حواله انبار خودکار در زمان ثبت فاکتور خرید و برگشت از خرید
- امکان به ثبت رساندن درخواست خرید به وسیله بخش های گوناگون سازمان و تبدیل این درخواست به سفارش خرید با فاکتور خرید
- قابلیت انجام عملیات مرجوع از خرید عطف به برگه خرید و یا حواله برگه های صادره به وسیله انبار در نرم افزار خرید و تدارکات
- قابلیت عطف برگه های خرید به فروش و دیدن سود یا زیان هر یک از فاکتورها
- به نمایش در آوردن صادر کننده و ویرایش کننده برگه همراه با تاریخ ویرایش و تاریخ ساخت برگه در نرم افزار خرید و تدارکات
- تنظیم مراحل توالی ثبت اطلاعات با در نظرگیری نیاز سازمان به طور منعطف و به گونه ای که اول صدور رسید انبار انجام شده و بعد از آن فاکتور خرید و برعکس
- قابلیت کنترل و نظارت بر کیفیت کالا تحت عنوان مجوز رسید موقت انبار و بعد از آن عطف رسید انبار به برگه مجوز مورد تایید واقع شده.
- ایجاد سیستم عطفی کاملا حرفه ای مابین برگه های خرید و دیگر بخش ها نظیر انبار، فروش، حسابداری و خزانه داری بین سال های مالی
- امکان تعریف تاریخ تسویه برگه های خرید و گزارش گیری از پروسه خرید مرتبط با تاریخ تسویه برگه ها و فراخوانی خودکار در خزانه داری
- امکان به نمایش در آوردن گزارشات مهم نظیر گزارش دفتر معین و خلاصه خرید و سابقه خرید کالا از یک شخص و … در زمان صدور فاکتور و تفکیک سند حسابداری و امکان دسته بندی برگه ها مطابق با میل کاربر و به کارگیری آن در صورت لزوم نظیر ارسال به شرکت دیگر و گزارش گیری
- قابلیت ثبت قراردادهای خرید و انجام عملیات خرید مطابق با قراردادهای موجود همراه با در نظر گیری اضافات و کسور قرارداد
- ارزیابی وضعیت قراردادها و سفارشات خرید و نظارت بر اقلام باقی مانده
- ارسال خروجی اطلاعات در گزارش ها و فاکتورها (export) به excel, word، pdf و نرم افزارهای مشابه در نرم افزار خرید و تدارکات
- به کارگیری سیستم استعلام قیمت پیش از خرید جهت انتخاب کالایی با کیفیت و با مناسب ترین قیمت در نرم افزار خرید و تدارکات
- امکان تهیه گزارش از فاکتورهای خرید خارجی در قالب های گوناگون
- تهیه گزارش از میزان خرید یک کالا به تفیکیک شخص
- گزارش گیری از درخواست خرید کالا
- گزارش گیری از سفارش خرید خارجی کالا
- گزارش گیری از فاکتور برگشت از خرید
- قابلیت گزارش گیری از فاکتور خریدهایی که رسید انبار نشده اند
- گزارش گیری از رسید انبارهای فاقد فاکتور خرید
- امکان تهیه گزارشی حرفه ای از برگه های عطف و نیز برگه های ناقص آن
- گزارش گیری از قراردادها و به نمایش در آوردن قراردهای صادر شده و نیز مشاهده مانده قراردادهای صادره
- گزارش گیری و مشاهده مانده نزد پیمانکار و کالاهای دریافت شده از پیمانکاران
- امکان برنامه ریزی برای خرید و داشتن برنامه جهت تامین مواد براساس سفارشات بازار و مشتریان
- امکان تهیه گزارش از لیست استعلام ها به تفکیک تامین کننده
- و…
مشخصه های اصلی یک نرم افزار خرید و تدارکات خوب
-
امکان دسته بندی فروشندگان کالا و ارائه کنندگان خدمات
یک نرم افزار خرید و تدارکات این امکان را در اختیار شما قرار داده تا به آسانی مطابق با خدمات و کالاهای مورد نیاز سازمان یا شرکت به دسته بندی تامین کنندگان کالا پرداخته و سفارش کالاهای خود را براساس کالای مورد نیاز انبار و دسترسی به اشخاص ارائه کننده این کالا و نیز سوابق فروشنده انجام دهید.
-
تهیه گزارش
با تهیه گزارش در نرم افزار خرید و تدارکات به راحتی می توان به اطلاعات ثبت شده نظیر رسیدها و حواله ها دستیابی پیدا نمود. برای نمونه به تفکیک شعبه گزارشات کالا از قابلیت دسترسی به گزارش گیری و اصلاح برخوردار می باشند.
-
شیوه ثبت و ارزیابی موجودی کالا
یکی از موارد قابل توجه در زمان خرید نرم افزار خرید و تدارکات، روش ثبت و ارزیابی موجودی کالا در سازمان می باشد و نرم افزار انتخابی شما نیز بایستی مطابق با آن باشد.
به طور معمول ثبت و ارزیابی با استفاده از یکی از دو تکنیک FIFO یا LIFO صورت خواهد گرفت.
بعضی از نرم افزارها از روش FIFO و برخی دیگر از روش LIFO بهره می گیرند. از این رو در زمان خرید حتما بایستی به این موضوع توجه داشت.
-
امکان اتصال به نرم افزارهای آفیس
توصیه می شود در زمان خرید نرم افزار خرید و تدارکات حتما در نظر داشته باشید که نرم افزار انتخابی شما از قابلیت ثبت و ارسال گزارش های خرید و فروش و سفارش در سایر نرم افزارهای آفیس از جمله Excel , Word , PDF , Rich text format , Tab-Separated text برخوردار باشد.
این قابلیت سبب شده امکان تهیه گزارشات آماری به شکل های گوناگون وجود داشته و تصمیم گیری و اقدامات لازم بر مبنای آن انجام شود.
-
قابلیت ارتباط با سیستم های دیگر
یک نرم افزار خرید خوب بایستی از قابلیت برقراری ارتباط و نیز یکپارچگی با سایر سیستم ها نظیر سیستم انبار ، فروش و تولید برخوردار بوده تا امکان دریافت و پاسخگویی به درخواست های خرید هر واحد وجود داشته باشد.
این قابلیت تاثیر بسیاری در آسان تر شدن اجرای سفارشات برون سازمانی و پیش بینی کالاهای مورد نیاز هر کدام از واحدها خواهد داشت.