ثبت حسابداری در دفتر روزنامه
پس از اين كه رويدادهای مالی در سند حسابداری ثبت شد بايد در دفتر روزنامه نيز ثبت گردد. دفتر روزنامه انواع مختلفي دارد. دفتر روزنامه‌های را كه كليۀ معاملات و عمليات مالی در آن ثبت میشود، دفتر روزنامه عمومی می‌نامند.
دفتر روزنامهای كه در آن فقط يك نوع خاص از رويدادهای مالی ثبت میشود، دفتر روزنامۀ اختصاصی خوانده میشود، مثل دفتر روزنامۀ خريد، دفتر روزنامۀ فروش، دفتر روزنامۀ پرداخت‌های نقدی و دفتر روزنامۀ دريافت‌های نقدی.
در دفتر روزنامه عمومی، كليۀ معاملات و عمليات مالی مؤسسه به ترتيب تاريخ ثبت میشود.
بر اساس ماده 7 قانون تجارت، دفتر روزنامه دفتری است كه تاجر بايد همه روزه مطالبات، ديوان و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبيل خريد و فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی تمام واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی كه
باشد و وجوهی را كه برای مخارج شخصی خود برداشت میكند، در آن ثبت نمايد.
ثبت و گزارش حساب ها
همانطور که ذکر شد، دفتر روزنامه، دفتری است كه كليه رویدادهای مالی به ترتیب تاريخ وقوع در آن ثبت میشود.
بنابراين، بايد دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری (درج شمارۀ سند حسابداری، تاريخ، شرح، مبلغ بدهكار و مبلغ بستانكار) به آن باشد.
بلافاصله پس از ثبت هر سند، بايد اسناد حسابداری بعدی، به ترتيب شماره، در دفتر روزنامه ثبت شوند.
پس از اتمام هر صفحه دفتر روزنامه، بايد جمع ستون بدهكار و جمع ستون بستانكار در محل تعيين شده در پائين صفحه نوشته شود.
نحوه انتقال اطلاعات سند حسابداری به دفتر روزنامه به صورت زیر است:
در ستون ((شماره سند حسابداری)) شماره سند رویداد مالی مربوطه نوشته میشود.
در ستون((تاریخ)) باید تاریخ وقوع رویداد مالی مربوطه نوشته شود.
در ستون ((شرح)) نام حساب یا حساب‌هایی که بدهکار و یا بستانکار شده‌اند به همراه شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته میشود.
در ستون ((عطف)) شماره صفحه دفتر کل که مبلغ مربوطه به آن صفحه منتقل شده است نوشته میشود.
مبلغ بدهکار و بستانکار مربوطه نیز از سند حسابداری به ستون ((بستانکار)) یا ((بدهکار)) دفتر روزنامه منتقل میشود.
براي مثال، نحوه ثبت چند رويدادهای مالی در دفتر روزنامه:
