نحوه مانده گيری حساب های دفتر كل
براي مانده گيری هر حساب دفتر كل كافی است كه مابهالتفاوت جمع اقلام بدهكار و بستانكار ثبت شدۀ در آن حساب را تا آن مقطع محاسبه نمود. اين مابه التفاوت، ماندۀ حساب ناميده میشود.
اگر جمع اقلام بدهكار از جمع اقلام بستانكار ثبت شده در آن حساب بيشتر باشد، ماندۀ حاصله ( بدهكار) و بر عكس اگر جمع اقلام بستانكار از جمع اقلام بدهكار ثبت شده در آن حساب بيشتر باشد، ماندۀ حاصله (بستانكار) خواهد بود.
معمولاً براي مشخص كردن ماهيت بدهكار يا بستانكار مانده حسابهای دفتر كل، ستونی به نام (تشخيص) در نظر گرفته میشود. اگر ماندۀ حاصله بدهكار باشد، در ستون تشخيص کلمۀ بدهکار و اگر ماندۀ حاصله بستانکار باشد، در ستون تشخيص کلمۀ بستانکار نوشته میشود
البته در عمل معمولاً به جای لفظ بدهكار از مخفف آن، یعنی (( بد)) و به جای لفظ بستانكار از مخفف آن یعنی ((بس)) استفاده میشود.
براي مثال ماندۀ حساب دفتر كل صندوق را، كه قبلاً ارائه شد، در نظر بگیرید. ماندۀ آن به صورت زير محاسبه میشود:
عدد 900,000 ريال مندرج در اولين رديف ستون مانده برابر رقم مربوط به سند شمارۀ 1 است.
برای به دست آوردن مانده در رديف دوم، باید 120,000 ريال مربوط به سند شمارۀ 2 را از 900,000 ریال کسر نمائید.
چون 900,000 ریال دارای ماهیت بدهکار است ولی 120,000 ریال در ستون بستانکار آمده است (دارای ماهیت بستانکار است)، بنابراین 120,000 ریال از 900,000 ریال کسر میشود و مانده جدید به 780.000 ریال می رسد.
برای به دست آوردن مانده در ردیف سوم، باید 80,000 ریال را به ماندۀ قبلی (یعنی 780.000ریال) اضافه نمائید. زیرا مانده قبلی 780.000 ریال دارای ماهیت بدهکار است و 80,000 ریال مربوط به سند شماره 3 نیز بدهکار میباشد.
لذا اگر 80,000 ریال به 780.000ریال اضافه شود، مانده در ردیف سوم به 860,000 ریال میرسد که ماهیت آن نیز بدهکار است.
برای به دست آوردن مانده در رديف چهارم، باید 60,000 ريال مربوط به سند شمارۀ 4 را از ماندۀ قبلی که 860,000 ریال است، کسر نمائید. چون 860,000 ریال دارای ماهیت بدهکار است ولی 60,000 ریال بستانکار است.
با کسر کردن 60,000 ریال از 860,000 ریال، مانده به 800,000 ریال میرسد.
برای به دست آوردن مانده در ردیف پنجم، باید 40,000 ریال را به مانده قبلی (یعنی 800,000 ریال) اضافه نمائید. زیرا مانده قبلی، یعنی 800,000 ریال دارای ماهیت بدهکار است و 40,000 ریال مربوط به سند شماره 5 نیز بدهکار میباشد.
لذا اگر 40,000 ریال به 800,000 ریال اضافه شود، مانده در ردیف پنجم به 840000 ریال میرسد که ماهیت آن نیز بدهکار است.
نهایتاً طی سند 6، مبلغ 22,000 ریال به حساب صندوق واریز شده، که موجب افزایش حساب مزبور گردیده و ماندۀ صندوق را به 862,000 ریال رسانده است.
هر چند شكل رسمی و متداول دفتر كل، به صورتی است كه در بالا آورده شد، اما در جایی كه هدف آموزش باشد، میتوان حساب دفتر كل را به شكل حرفT در زبان انگلیسی نوشت. در حقیقت، حساب T همان دوستون بدهکار و بستانکار دفتر است که مبالغ بدهکار و بستانکار در آن نوشته شده است.
مثلاً اگر حساب دفتر کل صندوق را بخواهيم در دفتر كل به شكل T وارد كنيم به صورت زير است:
برای مانده گیری حساب دفتر کل به شکل T ، ابتدا باید هر طرف حساب را جداگانه جمع بزنيد و حاصل را زیر آن بنویسید. سپس اعداد به دست آمده را از هم کسر نماييد و حاصل آن را در زیر عدد بزرگتر بنویسید.
در حسابT فوق، جمع مبالغ ثبت شده در قسمت بدهکار حساب، 1,042,000 ریال و جمع مبالغ ثبت شده در ستون بستانکار حساب، 180,000 ریال است.
اگر 180,000 ریال، از 1,042,000 ریال کسر کنید، حاصل آن 862,000 ریال میشود که باید زیر عدد بزرگتر، یعنی 1,042,000 ریال، نوشته شود.
در نهایت اگر مانده در سمت راست قرار بگیرد، دارای ماهیت بدهکار و اگر در سمت چپ قرار بگیرد، دارای ماهیت بستانکار است.
در حساب فوق، چون مبلغ 862,000 ریال در سمت راست قرار گرفته است، دارای ماهیت بدهکار میباشد. بدیهی است با توجه به اینکه داراییها دارای مانده بدهکار میباشد، حساب صندوق نیز به عنوان یک دارایی، دارای مانده بدهکار است.