تراز آزمایشی و نحوه تهیه آن
یکی از وسایلی كه حسابداران برای آزمون صحت مدارك حسابداری مورد استفاده قرار میدهند، تراز آزمایشی است.
در سيستم حسابداری دو طرفه، هر معامله به مبلغ بدهكار و بستانكار مساوی در دفاتر ثبت میشود.
اگر حسابها به صورت صحیح ثبت و ماندهگيری شده باشند، جمع ماندههای بدهكار حسابهای دفتر كل بايد با جمع ماندههای بستانكار حسابها مساوی باشد.
تراز آزمایشی فهرستی است از ماندۀ حسابهای دفتر كل، كه معمولاً در پايان هر ماه تهيه میشود.
تهيه تراز مزبور به حسابداران امكان میدهد كه از تساوی جمع ماندههای بدهكار با جمع ماندههای بستانكار اطمينان حاصل نمايند.
تراز ، جدولی است كه ماندۀ حسابهای دفتر كل در آن نوشته میشود
.و حسابها به ترتیبی كه در دفتر كل مرتب شدهاند، در تراز آزمایشی درج میشوند
یعنی با توجه به مثال فوق، ابتدا حساب دارايیها (صندوق، حسابهای دریافتنی، وسایل نقلیه و اثاثۀ اداری) بعد حساب بدهیها(حسابهای پرداختنی) و سپس سرمایه و درآمدها و هزینهها نوشته میشوند
در صورتی كه حسابهای دفتر كل توازن داشته باشند، جمع ماندههای بدهكار و بستانكار مساوی خواهد بود.
تراز آزمایشی دو هدف کلی زير را تأمين میكند:
الف) اثبات تساوی اقلام بدهكار و بستانكار دفتر كل
ب) فراهم آوردن اطلاعات لازم برای تهيۀ گزارشهای مالی پايان دوره
نمونهای از تراز آزمایشی ماندۀ حسابهای دفتر كل مؤسسه در پایان اسفندماه 1389
به صورت زیر است:
تراز آزمایشی فوق را تراز دو ستونی میگويند. زيرا دارای يك ستون بدهكار و يك ستون بستانكار است.
تراز آزمایشی چهار ستونی نيز میتوان تهيه كرد. در این تراز كه به شكل چهار ستونی تهيه میشود، در دو ستون اول، جمع گردش بدهكار و بستانكار هر حساب و در دو ستون آخر، ماندههای بدهكار يا بستانكار هر حساب نوشته میشود.
تراز چهار ستونی مؤسسۀ احسانی در پایان سال 1389 به صورت زیر است:
به طوری كه ملاحظه میشود، جمع اقلام در دو ستون اول تراز آزمایشی با جمع گردش عمليات دفتر روزنامه مساوی است.
بطور کلی، تهيۀ تراز آزمایشی میتواند در کشف برخی اشتباهات مؤثر باشد و نیز میتواند توازن مانده حسابهای دفتر كل را اثبات كند.
تساوی مجموع اقلام بدهكار و بستانكار تراز آزمایشی اين اطمينان را فراهم میسازد كه:
الف) طرفهای بدهكار و بستانكار تمام معاملاتی كه از دفتر روزنامه به دفتر كل نقل شده، مساوی است.
ب) مانده بدهكار يا بستانكار هر حساب بطور صحيح محاسبه شده،
ج) و ماندۀ حسابها در تراز آزمایشی درست جمع زده شده است.
اگر در تراز آزمایشی جمع ستون بدهكار با جمع ستون بستانكار مساوی نباشد، بدیهی است كه اشتباه يا اشتباهاتی رخ داده است.
اشتباه مذکور میتواند ناشی از عوامل مختلفی از جمله، اشتباه در تنظیم سند حسابداری، ثبت دفتر روزنامه، انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفترکل، مانده گیری نادرست دفتر کل و انتقال اقلام از دفتر کل به تراز آزمایشی باشد.