دفتر معین و نحوه ثبت آن
دفتر معین، دفتری است که اجزای هر کدام از حسابهای دفتر كل در آن نوشته میشود.
در مثال مؤسسه، مبلغ 80,000 ریال از شرکت الف قرض گرفته شده که در حسابهای پرداختنی ثبت شده است.
اگر مؤسسه احسانی از چند شخص دیگر هم قرض بگیرد، اطلاعات آنها نیز در دفتر کل (حسابهای پرداختنی) ثبت میشود.
در این حالت اگر بخواهيم مبلغ بدهی شركت به هر كدام از طلبكاران را بدانيم، بايد تك تك اقلام ثبت شده در حساب دفتر كل (حسابهای پرداختنی) را بررسی كنيم تا مشخص شود كه هر كدام از اقلام ثبت شده مربوط به چه شخصی است.
در صورتی كه تعداد اقلام ثبت شده در حساب (حسابهای پرداختنی) زياد باشند، اين كار خیلی وقت گير میشود و احتمال اشتباه در تعيين بدهی به هر كدام از طلبكاران نيز بالا خواهد بود.
برای جلوگيری از اين مشكل و ايجاد سهولت و دقت در نگهداری حسابها، در كنار دفتر كل، دفتر ديگری نگهداری میشود كه به آن دفتر معين میگويند.
مثلاً برای حساب (حسابهای پرداختنی) در دفتر كل، دفتر جداگانه ديگری به نام (دفتر معين حسابهای پرداختنی) نگهداری میكنيم كه در اين دفتر، براي هر كدام از طلبكاران شركت صفحه خاصی در نظر گرفته میشود و رويدادهای مالی مربوط به آن را علاوه بر دفتر كل، در اين دفتر نيز ثبت میكنيم.
اين كار كمك میكند كه هر وقت لازم بود وضعيت بدهی شركت به شخص خاصی را بدانيم مستقيماً به حساب آن در دفتر معين مراجعه و سريعاً اطلاعات مورد نياز را استخراج نمائيم.
شمایکلی و نحوۀ نوشتن دفتر معين تقريباً مشابه دفتر كل است.
مثال: رویداد زیر را در سند حسابداری، دفتر روزنامه، دفتر کل به شکل T و دفتر معین ثبت نمایید.
در تاریخ 1388/11/02 مبلغ 42,000 ریال به شرکت ج، 17,000 ریال به آقای حسینی و 14,000 ریال به خانم رحیمی قرض داده شد.
به طور کلی برای آن دسته از حسابهای دفتر كل كه دارای چندين زير مجموعه هستند، دفتر معين نگهداری میشود.