روش های نگهداری و کنترل موجودی کالا
برای ثبت عمليات مالی مربوط به موجودی های کالا دو سيستم ثبت حسابداری وجود دارد.
الف) روش (سيستم) ثبت دائمی
ب) روش (سيستم) ثبت ادواری
1. روش ثبت دائمی موجودی کالا
در روش ثبت دائمی، كالاهای خريداری شده در طول دورۀ مالی به حساب موجودی كالا بدهكار میشود و هنگامی كه كالایی فروخته شد، بهای تمام شده آن از حساب موجودی كالا خارج میگردد.
به عبارت دیگر در سيستم ثبت دائمی، هنگام خريد كالا، حساب موجودی كالا بدهكار میشود و هنگام فروش كالا، علاوه بر ثبت مربوط به فروش یک ثبت ديگر نيز بابت كاهش موجودی در دفاتر ثبت میگردد.
به اين ترتيب كه حساب بهای تمام شده كالای فروش رفته بدهكار و حساب موجودی كالا بستانكار میشود.
لذا در هر زمان ماندۀ حساب موجودی كالا در دفاتر، ميزان موجودیهای كالای مؤسسه را نشان میدهد.
به همين سبب است كه در اين سيستم ميزان موجودی كالا و همچنین بهای تمام شده كالای فروش رفته در هر لحظه از سال از روی دفاتر قابل تعيين است. با وجود اين در صورت استفاده از اين سيستم در پايان هر سال مالی مقدار موجودی كالای پايان دوره نيز شمارش میشود تا از ثبتهای حسابداری طی دوره اطمينان حاصل گردد.
2. روش ثبت ادواری موجودی کالا
در سيستم ثبت ادواری موجودی کالا، هنگام خريد كالا، حساب خريد بدهكار میشود و هنگام فروش كالا، كاهش موجودی در دفاتر ثبت نمیگردد. لذا در اين سيستم تعيين مقدار موجودی كالا طی سال از روی دفاتر امكان پذير نمیباشد
بلكه هر موقع كه لازم باشد مقدار موجودی كالا و بهای تمام شدۀ كالای فروش رفته تعيين شود، بايد ابتدا مقدار موجودی كالای پايان دوره تعيين شود، سپس مبلغ موجودی كالای پايان دوره از مجموع موجودی كالای اول دوره و خريدهای دوره كسر گردد تا بهای تمام شدۀ كالای فروش رفته مشخص گردد. موجودی كالا در پايان هر دوره مالی، بطور طبیعی موجودی كالای ابتدای دورۀ بعد است.