خصوصیات طبقه بندی اسناد و مدارک
خصوصیات طبقه بندی اسناد و مدارک
یک طبقه بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل یک پرونده است باید دارای خصوصیات زیر باشد:
الف) امنیت: طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند از امنیت کافی برخوردار باشد.
ب) سرعت: طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم، در حداقل زمان را فراهم سازد.
ج) سهولت: نحوه طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکان پذیر باشد.
د)انعطاف پذیری: روش طبقه بندی باید طوری انتخاب شود که با تغییر و تحولات شرکت قابل تغییر و انعطاف باشد.
طبقه بندی مدارک و مستندات حقوق و دستمزد
طبقه بندی مدارک و مستندات حقوق و دستمزد به شکل های مختلفی قابل انجام است. در دایره حقوق و دستمزد در زونکن های جداگانه باید هر ماهه اسناد مثبته مربوط به حقوق به نحو مناسب نگهداری شود.
تعریف بایگانی
بایگانی دارای دو مفهوم است:
1) بایگانی یعنی طبقه بندی، تنظیم و نگهداری اسناد و حفاظت از آنها با روشی که بتوان دقت ، سرعت سهولت، و صرف وقت و نیروی انسانی کم به آن اسناد دست پیدا کرد.
2 ) بایگانی یعنی محل نگهداری اسناد و مدارک بر طبق ضوابط معین و علمی.
در مفهوم عام ((بایگانی)) را فن طبقه بندي، تنظیم، حفظ و نگهداري اسناد و مدارک می گویند.
اهمیت بایگانی
هنگامی بایگانی ارزش و اعتبار لازم را کسب خواهد کرد که اطلاعات آن به طور مستمر و مداوم به روز شود.
به گونه ای که با مراجعه به هر پرونده آخرین اقدامات و عملیات بر روی پرونده، در دسترس باشد.
جهت مشاوره تخصصی نرم افزار با ما در تماس باشید:
021-53863
مطالب پیشین:
اسناد حسابداری مربوط به حسابداری حقوق و دستمزد