امروزه با رشد فناوری‌های نوین و استفاده از ابزارهای همراه، کسب‌وکارهای بسیار متنوعی در جهان پدید آمده است. یکی از مهم‌ترین اهداف هر کسبوکار و هر واحد اقتصادی، فروش محصول یا خدمت و به دنبال آن کسب سود و درآمد است.
برخی کارشناسان معتقدند «انگیزه سود»، مهم‌ترین و قدرتمندترین محرک اداره امور کسب‌وکارها قلمداد می‌شود.
یک راه مهم برای نیل به این هدف، توانایی و امکان محاسبه هزینه‌هایی است که برای تولید کالا یا ارائه خدمت، به سازمان تحمیل شده است.
واضح است که این موضوع از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می‌باشد؛ زیرا با محاسبه بهای تمام شده و تحلیل آن می‌توان علاوه بر مدیریت صحیح هزینه‌ها و برنامه‌ریزی منسجم برای آینده سازمان، پاسخ‌های مستدل و دلگرم‌کننده به سهامداران و سرمایه‌گذاران ارائه نمود.
قیمت تمام شده کالای فروخته شده به چه معناست؟
«قیمت تمام شده کالای فرخته شده» عبارت است از هزینه‌های مستقیم مربوط به تولید کالاهای فروش رفته توسط یک شرکت.
این مقدار شامل هزینه مواد مصرفی در تولید کالا و هزینه‌های مستقیم نیروی کار مورد استفاده در تولید آن می‌باشد.
در واقع «قیمت تمام شده کالای فروخته شده» هزینه ایجاد محصولاتی است که یک شرکت به فروش می‌رساند؛ بنابراین تنها، هزینه‌هایی لحاظ می‌شوند که به صورت مستقیم به تولید محصولات مربوط هستند و در این فرایند، هزینه‌های غیرمستقیم – مثل هزینه‌های توزیع، فروش و بازاریابی – مدنظر قرار نمی‌گیرد.
مثال: «قیمت تمام شده کالای فروخته شده» برای یک سازنده خودرو می‌تواند شامل هزینه‌های مواد اولیه قطعات و دستمزد نیروی کار باشد.
همانطور که اشاره شد، بازاریابی و تبلیغات، هزینه ارسال لوازم خوردو ساخته شده به نمایندگان فروش و هزینه نیروی لازم برای فروش این لوازم حذف می‌شود و در محاسبه «قیمت تمام شده کالای فروخته شده» منظور نمی‌گردد.
«قیمت تمام شده کالای فروخته شده» در صورت سود و زیان ظاهر می‌شود و می‌تواند برای محاسبه حاشیه سود ناخالص شرکت از درآمد کسر شود.
امروزه با توجه به تنوع کسب‌و کارها، هزینه‌های دقیقی که در محاسبه «قیمت تمام شده کالای فروخته شده» دخیل است، متفاوت بوده و به نوع فعالیت کسبوکار مربوط می‌شود.
نرم افزار بهای تمام شده چه کمکی به کسب و کارها و مدیران میکند؟
قیمت تمام شده؛ دستیار مدیران
حسابداری بهای تمام شده (که با نام حسابداری صنعتی نیز شناخته می‌شود) یک ابزار بسیار مهم در اختیار مدیریت به شمار می‌رود زیرا مدیران با استفاده از آن می‌توانند قیمت تمام شده تولیدات یا کالاهای خریداری شده یا فروش رفته را محاسبه کنند.
این کار باعث می‌شود مدیران اولاً کنترل خود را بر روی هزینه‌های تولید – از قبیل خرید مواد اولیه، هزینه استفاده از ماشین‌آلات، دستمزد پرسنل و غیره – اعمال نمایند و ثانیاً با نشان دادن مدیریت قدرتمند خود، کاهش هزینه‌های سازمانی، افزایش بهره‌وری و ارتقاء سطح انگیزه پرسنل را فراهم آورند.
واضح است که اگر مدیران گزارش‌های دقیق و صحیحی از هزینه‌ها نداشته باشند، در تصمیم‌گیری‌های مالی و مدیریتی خود با مشکلات عدیده‌ای مواجه خواهند شد.
هزینه یابی چیست؟
هزینه یابی عبارت است از طبقه‌بندی و تسهیم صحیح هزینه‌ها به منظور تعیین قیمت تمام شده محصولات و خدمات.
به این ترتیب، وقتی صحبت از هزینه یابی می‌شود، منظور یک یا چند مورد از موارد زیر است:
- تعیین بهای تمام شده ساخت یک محصول
- تعیین بهای تمام شده ارائه یک خدمت
- تعیین روشی که به وسیله آن بتوان هزینه‌ها را مدیریت کرد
مدیران هوشمند به هزینه‌یابی بسیار بها می‌دهند زیرا این شیوه، اطلاعات مفید و مؤثری در اختیار آنها قرار می‌دهد که می‌توانند از آنها برای کارهای مختلفی همچون انجام مذاکرات آگاهانه، شرکت در مناقصات و مزایده‌ها، تخصیص ظرفیت‌های تولیدی به محصولات سودآور و … کمال استفاده را ببرند.
در اینجا نیز با توجه به این که ساخت، تولید و ترکیب محصولات، از فناوری‌های گوناگونی استفاده می‌شود، سیستم‌های هزینه‌یابی در واحدهای تولیدی و خدماتی مختلف نیز به شدت با هم متفاوت است.
روش محاسبه قیمت تمام شده
برای تعیین قیمت تمام شده باید پنج عامل مختلفی را در نظر گرفت که عبارتند از: ۱) هزینه‌های ثابت، ۲) هزینه‌های متغییر، ۳) هزینه مختلط، ۴) هزینه‌های نیمه متغیر و ۵) هزینه نیمه ثابت.
اکنون تعریفی مختصر از هر یک به‌دست می‌دهیم:
- هزینه‌های ثابت: اقلامی که بر اثر تغییر سطح فعالیت (تولید) تغییر نمی‌کنند و در تمام سطوح فعالیت ثابت می‌مانند.
اقلام ثابت فقط اقلامی را شامل می‌شود که مربوط به امر تولید هستند (سربار ساخت) و اقلامی مانند هزینه‌های اداری و فروش که در کوتاه مدت ثابت هستند را در بر نمی‌گیرند.
در طبقه‌بندی اقلام ثابت قیمت تمام شده، دو دسته اقلام ثابت وجود دارند:
الف) اقلام ثابت تعهد شده: اقلامی که قابل حذف نبوده و به کل تسهیلات تولیدی مربوط می‌شوند، مانند استهلاک ساختمان و کارخانه، مالیات و عوارض.
ب) اقلام ثابت اختیاری: اقلامی که بنا به‌نظر مدیریت و بر حسب ضرورت قابل تغییر و حذف می‌باشد، مانند مخارج برنامه‌های بازاریابی، حقوق مدیران و مخارج تحقیق.
۲٫ هزینه‌های متغیر: اقلامی که به طور مستقیم و به تناسب تغییر سطوح فعالیت، افزایش یا کاهش پیدا می‌کنند و نسبت تقریباً ثابتی بین این اقلام و مقدار تولید وجود دارد.
انواع اقلام متغیر به قرار زیر است:
الف) مواد مستقیم، دستمزد مستقیم، سربار ساخت
ب) هزینه‌های توزیع و فروش
ج) هزینه‌های اداری و تشکیلاتی، مانند ملزومات اداری، بخش‌هایی از بهای آب، برق، سوخت و غیره
در برخی از موارد به اقلام متغیر قیمت تمام شده، اقلام قابل برنامه‌ریزی نیز اطلاق می‌گردد چرا که مدیران می‌توانند در بعضی از موقعیت‌ها، در مورد برخی از این اقلام تصمیم‌گیری کرده یا آنها را کنترل و محدود نمایند.
۳٫ هزینه‌های مختلط: اقلامی هستند که گرایش خاص و یا الگوی یگانه‌ای برای تشریح ندارند.
جهت تجزیه و تحلیل تصمیمات مدیران، اقلام مختلط را به اجزای ثابت و متغیر تقسیم می‌کنند.
بسیاری از اقلام قیمت تمام شده دارای ویژگی اقلام مختلط هستند؛ یعنی بخشی ثابت و بخش دیگری متغیر می‌باشند؛ مانند: مخارج برق، آب، سوخت، نگهداری و دستمزد غیرمستقیم.
۴٫ هزینه نیمه‌متغیر: این نوع هزینه‌ها با افزایش سطح فعالیت (تولید) اضافه می‌شود اما ازدیاد آن با یک نسبت ثابت رخ نمی‌دهد.
این گونه اقلام خود به دو دسته تقسیم می‌شوند:
الف) اقلامی که بر اثر افزایش سطح فعالیت با نسبت نزولی در هزینه‌های یک واحد اضافه می‌شوند؛ یعنی میزان افزایش قیمت تمام شده برای هر واحد اضافی کمتر از افزایشی است که برای یک واحد تولیدی قبلی ایجاد گردیده است.
ب) اقلامی که بر اثر افزایش سطح فعالیت با نسبت صعودی اضافه می‌گردند؛ یعنی میزان افزایش قیمت تمام شده برای یک واحد اضافی بیشتر از افزایشی است که برای یک واحد تولیدی ما قبل ایجاد گردیده است.
۵٫ هزینه‌های نیمه‌ثابت: هزینه‌هایی هستند که با افزایش سطح فعالیت، به صورت پلکانی و متناوب اضافه می‌شوند.
یک مثال در این مورد، افزایش تعداد دانشجویان در یک دانشگاه است که این امر مستلزم ایجاد ساختمان‌ها و کلاسهای جدید و نیز افزایش هزینه‌های استهلاک و سایر هزینه‌های ثابت برای دانشگاه خواهد بود.
نحوه محاسبه قیمت تمام شده در شرکت های خدماتی
بهای تمام شده خدمات در موسسات خدماتی شامل دستمزد و هزینه های سربار است . برای محاسبه قیمت تمام شده خدمات می توان اقلام بهای تمام شده را بین کار (خدمات) در دست اقدام و یا دوایر مختلف موسسه خدماتی تسهیم نمود . به دیگر سخن ، می توان از روش هزینه یابی سفارش کار و یا روش هزینه یابی مرحله ای استفاده نمود .
در صورتی که برای محاسبه قیمت تمام شده از روش هزینه یابی سفارش کار استفاده شود ، برای هر یک از خدمات در دست اقدام یک حساب کار در جریان در دفتر کل افتتاح و قیمت تمام شده هر خدمت بطور جداگانه محاسبه و کنترل می شود .
در صورتی که از روش های هزینه یابی مرحله ای استفاده شود ، برای هریک از دوائر ارائه کننده خدمات یک حساب کار در جریان در دفتر کل افتتاح و قیمت تمام شده خدمات بر حسب دوائر ارائه کننده آن خدمات تعیین و کنترل می شود .
به عنوان مثال در یک موسسه خدمات مالی که به ارائه «خدمات حسابرسی » و « مشاور مالیاتی » می پردازد ، می توان برای هر یک از خدمات مزبور به عنوان یک دایره تولیدی ، یک حساب کار در جریان در دفتر کل افتتاح نمود و یا اینکه برای هر یک از مشتریان خدمات مزبور یک حساب کار در جریان در دفتر کل افتتاح کرد .
پس از تکمیل کار ، « حساب قیمت تمام شده خدمات » در دفتر کل بدهکار و « حساب کار در جریان » بستانکار می شود به این ترتیب « قیمت تمام شده خدمات ارائه شده به مشتریان » در صورت سود و زیان تعیین می شود .
فرمول قیمت تمام شده
برخی فرمول های مورد نیاز برای محاسبه قیمت تمام شده کالا به شرح زیر هستند.
خرید خالص = خرید طی دوره + اضافات خرید – (برگشت از خرید + تخفیفات درصدی خرید + کسورات خرید)
موجودی کالای آماده برای فروش = موجودی کالای اول دوره + خرید خالص
قیمت تمام شده کالای فروخته شده = موجودی کالای آماده برای فروش – موجودی کالای پایان دوره
موجودی کالای پایان دوره = موجودی کالای تعدادی در انبارها که قابل شمارش باشد * بهای هر کالا
سیستم‌های سنتی محاسبه قیمت تمام شده و اشکالات آن
اصولاً برای تعیین قیمت تمام شده دو رویکرد مدنظر است: رویکرد سنتی و رویکرد نوین.
در سیستم‌های سنتی هزینه‌یابی، برای تخصیص هزینه سربار معمولاً از هزینه (ساعت) کار مستقیم به عنوان مبنای تخصیص استفاده می‌شود؛ در حالی که امروزه هزینه کار مستقیم اغلب کمتر از ۱۵ درصد است و در مقابل، هزینه‌های سربار بیش از ۵۰ درصد از هزینه محصول را دربر می‌گیرد.
بنابراین تخصیص هزینه‌های سربار بر اساس مبناهایی همچون هزینه (ساعت) کار مستقیم، محاسبه نادرست قیمت تمام شده محصولات را باعث می‌شود.
در نظام سنتی، قیمت تمام شده محصول طی فرایند زیر محاسبه می‌شود:
- ردیابی (اختصاص) مواد مستقیم و دستمزد مستقیم به محصولات یا خدمات
- تخصیص هزینه‌های سربار به محصولات یا خدمات بر مبنای یک نرخ جذب معین
- محاسبه قیمت تمام شده محصولات
به این شیوه محاسبه قیمت تمام شده ایراداتی وارد شده است که می‌توان موارد زیر را بیان کرد:
در این شیوه:
- هزینه کار مستقیم اهمیت خود را از دست می‌دهد.
- در جریان تولید پیچیده و غیرمعمول، این سیستم جوابگو نیست.
- اطلاعاتی صحیح و واقعی در مورد قیمت تمام شده و سودآوری شرکت ارائه نمی‌کند.
- استفاده از یک مبنای تخصیص نمی‌تواند به طرز مناسبی تمام روابط بین هزینه‌ها را نشان دهد.
- علی‌رغم بالا بودن سهم هزینه سربار در هزینه محصول، نحوه تخصیص هزینه سربار به هر اندازه که باشد فاقد اهمیت است.
بسیاری از شرکت‌ها به منظور برطرف نمودن این ایرادات، به سمت استفاده از سیستم ABC گرایش یافته‌اند.
ABC چیست و به چه کار می‌آید؟
ABC یا Activity Based Costing (هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت) نوعی مدل جدید هزینه‌یابی است که در آن، تمرکز بر هزینه‌های غیرمستقیم سازمانی است، بر خلاف روش‌های مرسوم که بیشتر روی هزینه‌های مستقیم متمرکز می‌شود.
این روش با بررسی فعالیت‌هایی که به طور مستقیم در فرایند عملیاتی دخالت دارند، به ارائه اطلاعات دقیق قیمت تمام شده می‌پردازد و در نهایت با تکیه بر تجزیه و تحلیلِ هزینه‌های صرف شده در هر فعالیتی، به رشد و سودآوری سازمان کمک میکند.
پایه و اساس «هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت»، عبارت است از مفهوم مصرف فعالیت‌ها توسط محصولات، خدمات و مصرف منابع توسط فعالیت‌ها.
شیوه پیاده‌سازی ABC
- شناسایی موضوعات هزینه: موضوع هزینه عبارت است از آنچه که یک نظام هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در پی اندازه‌گیری آن می‌باشد.
- شناسایی خروجی‌ها: منظور نتایج نهایی مطلوب است.
- شناسایی فعالیت‌ها: فعالیت‌هایی که برای دستیابی به خروجی‌های مورد نظر انجام می‌شود.
- تخصیص منابع و ایجاد مخازن هزینه: منابع براساس هزینه‌های مستقیم یا هزینه‌های غیرمستقیم به مخازن هزینه اختصاص یابد.
- تخصیص هزینه فعالیت‌ها به خروجی‌ها: پس از ایجاد منابع هزینه و تعیین عوامل هزینه، هزینه‌های انباشته شده در مخازن مذکور بر مبنای میزان استفاده از آنها از هر فعالیت، به موضوعات هزینه تخصیص داده می‌شود.
- تحلیل و گزارش‌گیری قیمت تمام شده: مرحله نهایی، شامل تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به قیمت تمام شده حاصل از به کارگیری نظام هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت و نتیجه‌گیری‌های مربوط می‌باشد.
مزایای استفاده از ABC
صاحب‌نظران معتقدند استفاده از «هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت» یا همان ABC مزیت‌های زیادی برای سازمان به همراه دارد، که در اینجا به شش مورد آن اشاره می‌شود:
- امکان وجود کنترل هزینه‌ها
- ارزیابی صحیح‌تر از عملیات مالی
- تصمیم‌گیری در خصوص برون‌سپاری فعالیت‌ها
- شناسایی فعالیت‌های هزینه‌زا و فاقد ارزش یا کم ارزش
- کنترل عملیات و برنامه‌ریزی کارآتر، صحیح‌تر و دقیق‌تر مدیریتی
- تعیین قیمت تمام شده و قیمت‌گذاری محصولات به طور منطقی‌تر و دقیق‌تر
سیستم ABC برای چه شرکت‌هایی مناسب‌تر است؟
استفاده از ABC برای برخی شرکت‌ها نامناسب بوده و برای برخی دیگر بی‌تأثیر است.
«هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت» در شرکت‌هایی مطلوب است که:
- هزینه سربار بالایی دارند.
- جریان تولید در آنها پیچیده و غیرمعمول است.
- از ماشین‌آلات پیشرفته و خودکار در تولید استفاده می‌کنند.
- تولیدات گوناگون و متنوعی دارند، یا خدمات مختلفی ارائه می‌دهند.