در این مقاله جامع در رابطه با انبار و شیوه های نوین انبارداری صحبت خواهیم کرد و موارد مختلفی را مورد بررسی وارزیابی قرار خواهیم داد. با سانیران همراه باشید!
انبار چیست؟
امروزه انبار د یگر حالت یك محفظه را ندارد بلكه عملیات آن زمانی كافی و رضایت بخش است كه از دو جهت اطلاعاتی و فیزیكی مورد توجه قرارگیرد.
به طور كلی انبار محل و فضایی است كه یك یا چند نوع كالای بازرگانی ،صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده های مختلف كه اساس یك سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد.
بررسی انواع انبار :
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند:
-
انبارهای پوشیده :
این مكان از تمام اطراف بسته است و دارای سقف ووسایل ایمنی كامل می باشد.
-
انبارهای سرپوشیده یا هانگارد :
این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است . این نوع انبارها كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می كند.
-
انبار باز یامحوطه :
این انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
تعریف انبارداری
مواد و مصالح یکی از مهمترین عوامل هزینه است که بطور متوسط 55 درصد بهای تمام شده کالای ساخته شده را تشکیل میدهد.
با این جهت موفقیت موسسات صنعتی تاحدی منوط به داشتن سازمان مجهز برای تدارک و خرید و انبار کردن مواد و ایجاد دستگاههای حسابداری کالا برای اعمال نظارت موثر روی مصرف مواد و موجودی جنسی خواهد بود.
اجناس و موجودیهای انبار باید تحت اختیار یک انباردار مسئول باشد.
کار انبارداری یک شغل مهم و پرمسئولیتی است چون غالباً مواد و مصالح و اجناس انبار بزرگترین رقم دارایی اکثر موسسات صنعتی و بازرگانی را تشکیل داده و مسئوالیت نگاهداری و حسن اداره انبار به مراتب بیشتر از مسئولیت صندوق دار بنگاه می باشد.
موجودیهای انبار باید در محلهای محفوظ و دور از خطر بطرز منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به آنها در موقع لزوم به آسانی میسر باشد.
اقلام وارده و صادره باید بسرعت تحویل داده شده و در صورتهای مخصوص ثبت گردد و اقلام راکد و زائد و ناباب انبار به روسای مسئول بنگاه گزارش شود.
نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مطعح نظر انباردار قرار گیرد.
در کارخانجات و موسسات بزرگ غالباً انبارهایی جداگانه برای مواد نیمه ساخته- مواد کمکی-مواد ساخته شده – مواد خام و مواد مصرف شدنی وجود دارد و بعضی اوقات انبارهای فرعی برای موادی که مرتباً به مقادیر زیاد مورد احتیاج می باشد تاسیس شده و زیرنظر کمک انباردارهایی که مسئول انبارداری آنها را انتخاب می كند قرار می گیرد.
وظایف انباردار :
- تحویل اجناس خریداری شده ومورد نیاز سازمان ، رسیدگی وبررسی طبق اسناد ومدارك اولیه.
- صدور برگ درخواست خرید كالا به واحد تداركات داخلی یا سفارشات خارجی درصورت عدم وجود موجودی .
- مراقبت ونگهداری كالاها از سرقت ، صدمه ،ضایعه ،حادثه ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام درانبار
- پیش بینی ، برنامه ریزی وكنترل مواد انبار و انجام انبارگردانی متناسب با نوع شركت و كالاهای آن و سیاست مؤسسه .
- تهیه گزارشات لازم درخصوص ضایعات، موجودیها و نظریات اصلاحی و سایر گزارشات مورد نیاز مدیریت .
- صدور قبض انبار پس از دریافت كالا و حواله انبار هنگام تحویل دادن كالا به متقاضی و فرمهای مرجوعی در صورت برگشت كالا وسایر فرمهای مربوط به انبار وثبت صادره و وارده در دفاتر و كارتهای مربوطه.
- بایگانی اسناد و مدارك مربوط به انبار و تعبیه یك كارت برای هریك از اقلام انبار.
كدگذاری كالاها چیست؟
تعریف و فواید كدگذاری
به ایجاد رویه وسیستمی كه بوسیله آن اطلاعات و نشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد كدگذاری گویند.
كه به معنی رمز یا نشان خاص است و جهت سهولت دركار و تقلیل حجم گفته ها و نوشته ها به كار می رود.
در كدگذاری ممكن است از عوامل متعددی چون رنگها، نورها ،اشكال ، اعداد ،الفبا و… یا تركیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم كدگذاری عبارتند از :
- جلوگیری از نوشتن جملات طویل وتوصیفی وشناسایی كردن ساده ودقیق تر كالاها .
- استاندارد كردن كالاهاوكمك به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری ومحاسباتی .
- ثبت عملیات واردات وصادرات كالاها ونگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الكترونیكی پیشرفته .
- صدور سفارش خرید بطور ساده ومطمئن ودقیق وپیگیری ساده تر امور وسهولت برنامه ریزی وكنترل.
انواع روشهای كدگذاری :
- روش ساده با روش اعداد تركیبی .
- روش اعداد گروهی
- روش اعشاری یا روش دیوئی
- روش حروفی یا الفبایی
- روش نیمونیك یا روش استفاده از حرف اول نام كالاها
- روش مخفی
- روش كدینگ ویژه
- روش كدینگ استاندارد .
سیستم كدینگ انبار :
در این بخش مراحل طراحی سیستم كدینگ انبار یک كارخانه ارائه میشود. در این سیستم كد كالاها از ده رقم تشكیل شده است . شكل زیر تعریف این ده رقم را نشان می دهد .
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار و نتایج اجرای آن
منظور ازسیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیك و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به كالای موجود در انبار و همچنین اعمال كنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات .
یا می توان گفت كه ایجاد روشی است ،سیستماتیك ومنطقی كه امكان انجام عملیات تهیه ونگهداری جنس را ازمرحله درخواست اجناس با مرحله تهیه كامل وتحویل به مصرف كننده میسر می سازد.
جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی، بسته به نوع فعالیت وسازمان داخلی ،ممكن است با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید موسسه می شود:
- ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر در داخل كارخانه برای تبادل اطلاعات.
- تسریع در عملكرد قسمتهای مختلف به كمك طرح فرمهای مناسب .
- ایجاد كنترلهای بهتر در مؤسسه (كارخانه )
- كمك به شناسایی بهتر كالاهای موجود در انبار با توجه به تنوع آنها .
- سفارش به موقع كالا و به میزان مورد نیاز به آن .
- ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء استفاده در موجودیهای انبار
- شناسایی كالاهای بلا استفاده كه سبب اتلاف فضای انبار و راكد نگهداشتن سرمایه مؤسسه می شوند .
انواع فرمهای انبار :
متداولترین فرمهای مورد استفاده درسیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر میباشند.
-
كارت انبار:
این فرم جهت ثبت كلیه نقل وانتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار میگیرد وتوسط انبار دارتهیه می شود و برای موارد زیر به كار می رود :
الف) ثبت مقادیر ورودی وخروجی هریك از اقلام موجودی
ب ) مبنای كنترل گردش اقلام موجودی
ج) مبنای مقایسه با كارت حسابداری انبار واصلاح مغایرات
د) تشخیص اقلام كم گردش وراكد
ه) ضبط سوابق سفارش موجودی
-
برگ درخواست جنس از انبار:
این فرم جهت دریافت كالا ازانبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف كننده پر می شود ودارای كاربردهایی به شرح زیر است :
الف ) ذكر مشخصات ومقادیر اقلام درخواستی از انبار
ب ) مجوز تحویل جنس به درخواست كننده
ج) مبنای صدور درخواست خرید
-
حواله انبار (برگ مصرف كالا ) :
این فرم هنگام تحویل كالا به متقاضی تنظیم می شود وتوسط انبار پر می شود ودارای كاربردهای زیر است :
الف ) اعلام نوع ومقدار اقلام صادره از انبار جهت هریك از واحدهای درخواست كننده.
ب ) مبنای ثبت كارت موجودی وحسابداری انبار
ج ) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام در انبار
د ) مبنای قیمت گذاری اقلام صادره .
-
برگ درخواست خرید :
این فرم توسط انبار تكمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شركت مورد استفاده واقع می گردد.
-
رسید موقت انبار :
این فرم مشخص كننده این است كه جنس به انبار رسیده و تحویل انباردار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن كامل اجناس ویا بزرگ بودن محوطه و در راه بودن بقیه ،همه آن نرسیده است ،دارای كاربردهای زیر است :
الف ) ضبط اطلاعات كلی اقلام وارده هنگامیكه بررسی دقیق اقلام به سرعت امكان پذیر نباشد .
ب ) به عنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است.
ج ) مبنای پرداخت پس كرایه حمل است.
-
رسید انبار:
هنگام دریافت و رسید كالا به انبار این فرم بمنزلة تأیید تحویل كالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم می شود و دارای كاربردهای زیر می باشد:
الف ) اعلام وتأئید رسید اقلام وارده به انبار وذكر مشخصات اقلام .
ب ) اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول .
ج ) اعلام رسید اقلام امانی به انبار .
د ) قیمت گذاری اقلام وارده .
ه ) ثبت كارتهای موجود وحسابداری آنها .
-
كارت حساب انبار:
این كارت توسط مسئول كاردكس مركزی عمل می شود و تقریباً مثل كارت انبار است با این فرق كه ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یك كارت حساب هم مقدار فیزیكی و هم ریالی را كنترل می نماید .
-
برگ كنترل اسناد :
این فرم همراه یك دسته از فرمها كه قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستادده شوند ارسال می شود تا درصورتی كه فرمهای ارسالی تعدادشان تغییر كرده باشد مشخص می شود و توسط قسمت ارسال كننده فرمها تهیه وتنظیم می شود.
-
برگ درخواست تأمین كالا :
این برگ توسط یكی از دوایر برای انبار جهت درخواست تأمین كالا ارسال می شود.
روشهای مختلف انبار كردن كالا
- انبار كردن به ترتیب شماره یا حروف (با درنظر گرفتن حداكثر موجودی )
- انباركدرن به ترتیب شماره یا حروف ( با درنظر گرفتن حداقل موجودی )
- انبار كردن به ترتیب ورود موجودیها ( كالاها )
- انبار كردن به ترتیب ورود وبا دراختیار داشتن سیستم شماره قفسه .
انبارگردانی و كنترل انبارها :
برای كسب اطمینان از صحت عملیات موجودی انبارها و جهت كشف و اصلاح تفاوتهای موجود میان مقدار واقعی موجودی و مانده كارتهای معین مواد ضروری است تا موجودی گیری ادواری بعمل آید. تفاوتهای موجود مذكور ممكنست دارای علتهای متعددی باشدكه اهم آنها عبارتند از :
- اشتباه در نقل وانتقال اطلاعات صورتحسابها به كارتها
- اشتباه درهزینه یابی مواد مورد درخواست
- عدم ثبت صورتحسابها یادرخواست مواد
- هر نوع اشتباه در اثر نرسیدن اطلاعات ورودی وخروجی
- ضایعات یا اختلاس
موجودی گیری ادواری یا انبارگردانی چه در سازمانهای دولتی و چه خصوصی به روشهای مختلف صورت می گیرد.
كنترل انبارها ممكن است توسط مقامات مجاز و مسئول سازمان بعمل آید كه كنترل داخلی نامیده می شود یا اینكه توسط مقامات مجاز و یا هیئت حسابرسی ویژه ای از خارج سازمان به عمل می آید كه به آن كنترل خارجی گویند.
در طول سال، ممكن است كه انبارها در چند نوبت و توسط گروهها و مقامات مختلف آن هم به طور رسمی یا غیر رسمی مورد بررسی و كنترل قرار بگیرد، لذا كنترل دقیق و كامل گردش عملیات و موجودی انبار ها در پایان سال از اهمیت خاصی برخوردارخواهد بود و بایدحتماً به مرحله اجرا درآید.
ارزیابی موجودیهای انبار و قیمت گذاری اقلام انبار:
تعیین بهای اجناس بخصوص در مؤسسات تولیدی و انتفاعی دارای ارزش خاصی است بطور كلی تمام اقلام هزینه های مربوط به ورود جنس به انبار تا مرحلة صدور آن از انبار در ردیف عوامل متشكلة قیمت تمام شده كالا می باشد اما قبل از بیان شیوه های ارزیابی ادواری یا دائمی موجودیها بهتر است تا ابتدا به گردش فیزیكی و بهای تمام شده كه از بخشهای خاص خود در ارزیابی های اقلام انبار ومصرف آنها دست اشاره ای داشته باشیم .
گردش فیزیكی (Physical flow):
گردش فیزیكی موجودیها می تواند به صور مختلفی صورت پذیرد در برخی از واحدهای تجاری تولیدی لازم است كه موجودیها به طور منظم گردش داشته و همواره كالاهای جدید و تازه در دسترس باشد.
مثلاً دریك كارخانه رنگ سازی ممكن است ابتدا قوطیهای رنگ قدیمی بفروش برسد و از ماندن زیاد و فساد آن جلوگیری گردد بدین روش كه از اولین موجودیها اول استفاده می شود روش اولین صادره از اولین وارده یا fifo گویند اما درمورد برخی از اقلام دیگر موجودی، روش اولین صادره آن معمولاً از آخرین محموله وارده كه در سطح بالا قرار گرفته است صورت می گیرد،.
اما داروها یا سبزیجات یا كالاهای زود فاسد شدنی باید ابتدا به مصرف برسد یعنی كالاهای اول وارده اول صادر می شود. به روش اولین صادره از آخرین وارده lifo گویند . یا در صورتی كه از لحاظ تاریخ مصرف یا تركیب شیمیایی كالاها ماندن آنها اشكالی پیش نیاورد می توان از روش مصرف انتخابی نیز بهره جست .
سیستم ارزیابی ادواری موجودیها (Periodic Inventory System):
در اغلب واحدهای تجاری وندرتاً در واحدهای تولیدی، سیستم ادواری ارزیابی موجودیها متداول است. در این سیستم هم بهای تمام شده كالای فروش رفته و هم موجودیهای پایان دوره در پایان دوره مالی به هنگام تهیه صورتهای مالی محاسبه می شود. در این روش موجودیهای آخر دوره شمارش شده و ارزش آن بر مبنای یكی از روشهای پذیرفته شده گردش بهای تمام شده تعیین می شود و حسابدارها با كسر كردن ارزش آن از بهای تمام شده كالای آماده برای فروش ، بهای تمام شده كالای فروش رفته دوره را محاسبه می نمایند :
ارزش كالای آماده برای فروش + ارزش موجودی د رابتدای دوره + خرید موجودی طی دوره
بهای تمام شده كالای فروش رفته= ارزش موجودی در ابتدای دوره + ارزش موجودی در پایان دوره
روشهای مختلف ارزیابی ادواری موجودیها به سه دسته كلی تقسیم می شود كه عبارتند از :
1) روش fifo یااولین صادره از اولین وارده (First in first out)
2) روش lifo یا اولین صادره از آخرین وارده (last in first out )
3) روش میانگین موزون(weighed average )
بررسی دقیق
مثال : موجودی اول فروردین مساوی 20 واحد و بهای تمام شده یك واحد آن بالغ بر100 ریال است. در طول این ماده 50 واحد از این كالا خریداری شده است كه به شرح زیر می باشند كه وارد انبار شده بودند :
از 70 واحد كالای خریداری شده بالا ،40 واحد آن در طول فروردین بفروش رفته است و 30 واحد از آن باقی مانده است صورت ریز فروشهای مابه شرح زیر می باشد:
شركت فوق برای ارزیابی 30 واحد كالای خود كه در انبار مانده است ناگزیر است از یكی از روشهای ادواری قیمت گذاری بهره جوید دراینجا مابه دو روش فایفو، لایفو، ارزش موجودی پایان دوره وبه تبع آن بهای تمام شده كالای فروش رفته واثرات محاسبه دو روش به سود آوری را محاسبه خواهیم كرد:
ارزش یا بهای تمام شده كالای فروش رفته طی ماه فروردین 4100= 3500- 7600
lifo روش اولین صادره از آخرین وارده :
ارزش یا بهای تمام شده كالای فروش رفته طی ماه فروردین 4550= 3050 – 7600
عوامل مؤثر در تكمیل و ارسال برگ درخواست سفارش مواد :
مقداری مواد كه باید در انبار نگهداری شود، به عواملی مانند مصرف روزانه، مدت رسیدن سفارش به انبار، با صرفه ترین مقدار سفارش و هزینه های نگهداری مواد بستگی مستقیم خواهد داشت. بنابراین، انباردار باید هنگام تكمیل برگ درخواست مواد، ضمن توجه به عوامل فوق، حد تجدید سفارش ،حداقل وح داكثر موجودی را مدنظر قرار دهد.
حد تجدید سفارش :
مقدار یا تعدادی است بین حداقل وحداكثر موجودی كه به محض تقلیل موجودی به آن میزان ،بایدبه خرید مواد مبادرت نمود تا اطمینان حاصل شود كه مواد خریداری شده قبل از رسیدن موجودی به سطح حداقل ،به انبار خواهد رسید. حدتجدید سفارش ، به دوعامل حداكثر مقدار مصرف روزانه مواد ومدت تحویل مواد سفارش شده ،بستگی مستقیم دارد.
حداكثر مصرف روزانه مواد * حداكثرمدت وصول مواد = حدتجدید سفارش
مثال 1) یك شركت تولیدی برای ساخت محصولات خود ،روزانه حداكثر به 2000 كیلو مواد نوع الف نیاز دارد ،چنانچه مدت تحویل سفارش حداكثر 36 روز باشد ، حدتجدید سفارش چنین محاسبه می شود :
كیلو 72000 = 2000* 36 = حد تجدید سفارش
نحوه ثبت مواد صادره از انبار:
زمانی كه قسمتهای مختلف تولید ،برای ساخت محصول نیاز به مواد داشته باشند با تكیمل فرم درخواست مواد وسایر تشریفات مربوط ،آن را از انبار دریافت می دارند ، حسابداری مواد،بهای موادصادره را با توجه به یكی از روشهای ارزیابی محاسبه می كند وبه صورت زیر ثبت می نماید:
حساب كنترل كالای درجریان ساخت ***
حساب كنترل مواد ***
تغییر مؤسسات و كاهش فایده صورتهای مالی :
ما معتقدیم كه نرخ افزایشی تغییراتی كه به وسیله مؤسسات تجاری تجربه شده است ، باتوجه به تأخیر در منظور كردن حسابها به وسیله سیستم حسابداری ، دلیل اصلی كاهش در مفید بودن اطلاعات مالی است .
ما در ابتدا نرخ افزایشی تغییر را كه بر مؤسسه تجاری اثر گذاشته است بررسی كرده و سپس اثر تغییر در مؤسسات تجاری را بر مفید بودن اطلاعات حسابداری بررسی می نماییم .
در مؤسسات ، هزینه های تجدید ساختار ، مانند هزینه هایی را كه برای آموزش كاركنان ، مهندسی مجدد تولیدات یا طراحی مجدد سازمانی مصرف می شود فورا هزینه شده در حالی كه منافع تجدید ساختار به صورت كاهش هزینه های تولید و بهبود خدمات مصرف كننده در دوره های بعد شناسایی می شوند.
در نتیجه در طول تجدید ساختار ، صورتهای مالی منعكس كننده هزینه تجدید ساختار می باشد نه منافع آن و بنا بر این موجب عدم ارتباط با ارزشهای بازاری كه منعكس كننده منافع مورد انتظار در مقابل هزینه ها است می گردد .
بطور مشابه می توان هزینه های سرمایه گذاری در نوآوری ( برای مثال تحقیق و توسعه ) كه عامل مهم تغییر در تكنولوژی شركتها می باشد را نیز نام برد.
هزینه های نو آوری در ابتدا شناسایی می شوند در صورتی كه منافع در دوره های بعدی ثبت می شود. مواردی كه مسائل را پیچیده تر میكند عدم هماهنگی حسابداری سرمایه گذاری نا مشهود است.
برای مثال یك مؤسسه كه یك ابزار را برای استفاده داخلی توسعه می دهد كلیه هزینه های توسعه را به حساب هزینه منظور می كند ولی اگر مؤسسه یك ابزار مشابه را خریداری كند ، آن را به حساب دارایی منظور می نماید.
بنا بر این عوامل ایجاد كننده تغییر مانند خصوصی سازی ، رقابت ، نوآوری ، … بطور معكوس بر تطابق هزینه ها با درآمدها اثر گذاشته و منتج به كاهش در مربوط بودن اطلاعات مالی می شوند .
ما مؤسسات نمونه را به دو گروه شركتهای ثابت و در حال تغییر تقسیم كردیم . اولین گروه شامل مؤسساتی است كه تغییری نداشته اند و در طول دوره نمونه ( 1996 – 1977 ) در همان سبد دارایی ها باقی مانده اند . دومین گروه شامل مؤسساتی است كه تغییر داشته اند ( از 3000 مؤسسه در سالهای اولیه نمونه تا 5500 مؤسسه در دهه میانی 1990 ) . بنا براین نرخ افزایشی تغییر مؤسسات همراه با عدم كارآیی سیستم حسابداری در انعكاس نتایج تغییر، باعث ضعیف تر شدن فایده اطلاعات حسابداری شده است .
حسابرسی انبار
حسابرسی انبارگردانی و موجودی مواد و کالا
از آنجا که موجودیهای مواد و کالا بخش عمده ای از داراییهای جاری شرکتها را تشکیل می دهد بنابراین حسابرسی ان به دقت ویژه ای نیاز دارد.
قبل از هر چیز بگویم که منظور از موجودیهای مواد و کالا موارد زیر است:
- کالای آماده برای فروش، اعم از موجودی کالای یک شرکت بازرگانی و کالای
ساخته شده یک شرکت تولیدی
- کالای در جریان ساخت
- کالاهایی که بطور مستقیم یا غیر مستقیم در تولید مصرف می شود، اعم از مواد
اولیه، قطعات یدکی و لوازم مصرفی
همانطور که می دانید حسابرسان برای رسیدن به هدفهای مورد نظرشان در مورد هر یک از اقلام صورتهای مالی آزمونهایی را به اجرا در می آورند:
- آزمون رعایت
- آزمون محتوا
آزمونهای رعایت برای بررسی میزان اطمینان و یا کیفیت و کمیت کنترل داخلی صاحبکار انجام می گیرد. و آزمون محتوا برای بررسی اعتبار ارقام اسناد و مدارک
بیشتر بدانید:
آزمونهای محتوا 5 هدف را دنبال می کنند:
- اثبات وجود
- اثبات مالكیت
- اثبات کامل بودن
- اثبات ارزش
- نحوه ارائه در صورتهای مالی
اما انبار گردانی که مبحث امروز ما است فقط برای اثبات وجود و مالكیت است.
معمولا برای اثبات عینی موجودیها از یکی از دو روش زیر استفاده می کنند:
- روش شمارش دائم: که موجودیها تحت یک برنامه معین در دوره مالی شمارش می
شوند.
- روش شمارش مقطعی: این روش معمولا در مقاطع معین مثلا پایان سال مالی مورد استفاده قرار می گیرد.
چارچوب کلی انجام این روش انبار گردانی است.
در فرآیند ورود و خروج کالا به یا از شرکت دپارتمانها یا بخشهای مختلفی موثر هستند از جمله واحد دریافت کالا: که وظیفه دریافت و ارسال ان به انبار را بر عهده دارد.
واحد انبار چه نقشی دارد؟
ارائه رسید کالا های دریافتی: کالای وارد شده به انبار بیدرنگ بازرسی و شمارش می گردد و برای انها رسید صادر می شود. سپس، دایره انبار مقادیر کالاهای دریافتی را به دایره حسابداری اطلاع می دهد. دایره انبار با انجام دادن این وظایف، نقش بزرگی در کنترل کلی موجودیهای مواد و کالا بازی می کند. دایره انبار با امضای رسید انبار، مسولیت خود را می پذیرد و با اعلام مقادیر واقعی کالای انبار شده به دایره حسابداری، کار دایره دریافت کالا را تائید می کند.
صدور کالا و دریافت حواله انبار: دایره انبار با مسولیتی که نسبت به کالاهای تحت کنترل خود دارد، اصرار می ورزد که در ازای هر کالای خارجی از انبار، یک حواله انبار (Store’s Requisitions) با شماره ردیف دریافت کند، که آن حواله به عنوان رسید کالا از دایره دریافت کننده ان محسوب میگردد.
حواله های انبار معمولا در سه نسخه تهیه می شود:
یک نسخه در دایره درخواست کننده بایگانی می شود، یک نسخه به عنوان رسید تحویلی به انبار می باشد و نسخه سوم به دایره حسابداری فرستاده می شود تا مبنای تخصیص و تعیین بهای تمام شده قرار گیرد.
مدارک ثبت دایمی موجودیها، مهمترین عنصر کنترل داخلی است.
اما کاری که حسابرسان باید در هنگام انبار گردانی انجام دهند چیست؟
بررسی و مطالعه دستورالعمل شمارش موجودیها یا انبارگردانی:
این دستور العمل توسط صاحبکار(دو هفته قبل از انبار گردانی) تهیه می شود و حسابرسان آن را بررسی می کنند تا از کفایت ان اطمینان یابند. چنانچه دستورالعملهای شمارش موجودیها، کافی و مناسب باشد، مسولیت حسابرسان در طول شمارش، بیشتر به حصول اطمینان از اجرای صحیح و دقیق دستورالعملهای مزبور منحصر می شود.)
مسول کار حسابرسی نیز باید پیش از موعد، برنامه ریزی کند تا بتواند اعضای تیم رسیدگی را آماده و از انها به گونه ای موثر در طول شمارش موجودیها استفاده کند.
حسابرس باید تاریخهای شمارش موجودیهای صاحبکار، میزان شمارشهای آزمایشی، تعداد حسابرسان مورد نیاز در هر انبار و مدت زمان برآوردی برای انجام شدن شمارش را تعیین کند.
ممکن است شما بعلت تخصصی بودن موجودیهای انبار (بعنوان مثال تجهیزات دریایی) از مهندسان یا سایر کارشناسان یاری بخواهید که در این صورت ترتیب این کارها باید از قبل داده شده باشد.
همچنین شما از موسسه حسابرسی خود دستورالعمل کتبی دریافت می کنید که نباید در اختیار صاحبکار قرار گیرد.
این دستورالعمل شامل مواردی مانند اعضای تیم رسیدگی به شرکت مزبور و دستور بررسی دستورالعمل صاحبکار و نظارت بر اجرای ان و همچنین ذکر این نکته که برای تعیین دقیق شمارش موجودیها مقداری مثلا حدود 5% موجودیها را حسابرسان بطور آزمایشی شمارش کنند
و موارد دیگر …
نکته مهمی که باید به آن اشاره کنم این است که شمارش موجودیها یا کنترل شمارش موجودیها یا سرپرستی ان وظیفه حسابرسان نیست، بلكه وظیفه مدیریت صاحبکار است. حسابرسان بر شمارش موجودیها نظارت می کنند.
دوستان عزیز انبار در روزهای انبارگردانی معمولا کالایی را دریافت یا صادر نمی کند. مگر اینکه کالای مورد نظر اهمیت زیادی داشته باشد و در این صورت باید با مجوز حسابرس این کار انجام بگیرد. صاحبکار باید کالای نایاب یا آسیب دبده را از دیگر کالاها جدا کند و شمای حسابرس باید بدانید که همانطور که در ابتدا گفتم منظور از موجودیهای مواد و کالا چیست دیدید که این کالاها یعنی کالاهای معیوب را شامل نمی شوند بنابراین در فرآیند انبار گردانی شمارش نمی شوند. چون این کالاها به ارزش خالص بازیافتنی که همان ارزش قراضه شان می باشد شناسایی می شوند.
باید دقت شود که تمام موجودیهای متعلق به صاحبکار شمارش شوند و اطمینان یابیم که کارکنان صاحبکار از دستورالعملهای کتبی مدیریت پیروی می کنند.
شمارش موجودیها معمولا توسط دو گروه دو نفره انجام میشود. شمارش بدین صورت است که یک نفر شمارش کرده و نفر دیگر نیز کار ثبت را بر روی کاردکس یا همان برگه شمارش بر عهده دارد.
در ضمن روی کاردکسها مطالبی از جمله نام و مشخصات کالا مثلا واحد اندازه گیری آن (لیتر، تعداد، حلقه و …) نوشته شده است. و محلی نیز برای درج تعداد شمارش در نظر گرفته شده است. ضمنا این برگه ها باید از پیش شماره گذاری شده باشند. که این شماره گذاری بر اساس منطق خاص خود شرکت انجام می شود.
حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودیها، تعدادی از اقلام موجودی را انتخاب و بطور آزمایشی شمارش می کنند. میزان شمارشهای آزمایشی بسته به خطر ذاتی و اهمیت موجودیهای صاحبکار و همچنین میزان کنترلهای داخلی صاحبکار بر موجودیها بسیار متفاوت خواهد بود.
حسابرسان گرامی باید زمانی شمارش خود را انجام دهید که برگه های شمارش جمع نشده باشند.
حسابرسان هنگام مقایسه شمارشهای آزمایشی خود با برگه های شمارش موجودیها نه تنها به اشتباهات مربوط به مقادیر کالاها، بلکه به اشتباهات مربوط به شماره کالا، مشخصات کالا، مبنای اندازه گیری و سایر جنبه های اقلام موجودیهای کالا توجه می کنند.
چنانچه اختلافی مشاهده گردید . کالای مورد نظر باید بیدرنگ توسط کارکنان صاحبکار دوباره شمارش و رفع ایراد شود.
اطلاعات مندرج در برگه های شمارش عینا به صورتهای شمارش دارای شماره ردیف نقل می شود.