ثبت حسابداری در دفتر روزنامه
پس از این که رویدادهای مالی در سند حسابداری ثبت شد باید در دفتر روزنامه نیز ثبت گردد. دفتر روزنامه انواع مختلفی دارد. دفتر روزنامه‌های را که کلیۀ معاملات و عملیات مالی در آن ثبت میشود، دفتر روزنامه عمومی می‌نامند.
دفتر روزنامهای که در آن فقط یک نوع خاص از رویدادهای مالی ثبت میشود، دفتر روزنامۀ اختصاصی خوانده میشود، مثل دفتر روزنامۀ خرید، دفتر روزنامۀ فروش، دفتر روزنامۀ پرداخت‌های نقدی و دفتر روزنامۀ دریافت‌های نقدی.
در دفتر روزنامه عمومی، کلیۀ معاملات و عملیات مالی مؤسسه به ترتیب تاریخ ثبت میشود.
بر اساس ماده ۷ قانون تجارت، دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیوان و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی تمام واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که
باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند، در آن ثبت نماید.
ثبت و گزارش حساب ها
همانطور که ذکر شد، دفتر روزنامه، دفتری است که کلیه رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت میشود.
بنابراین، باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری (درج شمارۀ سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار) به آن باشد.
دفتر روزنامه
بلافاصله پس از ثبت هر سند، باید اسناد حسابداری بعدی، به ترتیب شماره، در دفتر روزنامه ثبت شوند.
پس از اتمام هر صفحه دفتر روزنامه، باید جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار در محل تعیین شده در پائین صفحه نوشته شود.
نحوه انتقال اطلاعات سند حسابداری به دفتر روزنامه به صورت زیر است:
در ستون ((شماره سند حسابداری)) شماره سند رویداد مالی مربوطه نوشته میشود.
در ستون((تاریخ)) باید تاریخ وقوع رویداد مالی مربوطه نوشته شود.
در ستون ((شرح)) نام حساب یا حساب‌هایی که بدهکار و یا بستانکار شده‌اند به همراه شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته میشود.
در ستون ((عطف)) شماره صفحه دفتر کل که مبلغ مربوطه به آن صفحه منتقل شده است نوشته میشود.
مبلغ بدهکار و بستانکار مربوطه نیز از سند حسابداری به ستون ((بستانکار)) یا ((بدهکار)) دفتر روزنامه منتقل میشود.
برای مثال، نحوه ثبت چند رویدادهای مالی در دفتر روزنامه:
ثبت حسابداری دفتر روزنامه
