دفتر کل

ثبت حسابداری دفتر کل

اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به نحوی طبقه‌بندی نشده‌اند كه بتوان از روی آن اطلاعاتی مثل ماندۀ هر یک از حسابها را در هر مقطع تعيين كرد.

لذا امكان تهيۀ صورت‌های مالی از روی دفتر روزنامه امكان پذير نيست. از اين رو دفتر ديگری به نام دفتر كل تهيه می‌شود. تمامی اطلاعات دفتر روزنامه بايد به دفتر كل منتقل شوند.

در دفتر كل برای هر حساب صفحه(صفحات) جداگانهای در نظر گرفته می‌شود و تمام اقلام بدهكار و بستانكار هر حساب در صفحۀ مربوط به خود نوشته می‌شود.
بنابراین، دفتر كل دفتری است كه حساب‌های يك مؤسسه به تفكيك در آن نگهداری می‌شود.

در دفتر كل برای هر كدام از حساب‌ها (مثلاً صندوق، موجودي كالا، زمين، ساختمان، حساب‌های پرداختنی و سرمايه) صفحه يا صفحات جداگانهای در نظر گرفته می‌شود و تمام اقلام بدهكار و بستانكار هر حساب از دفتر روزنامه استخراج و در صفحۀ مربوطه در دفتر كل نوشته می‌شود.
بر اساس مادۀ 8 قانون تجارت، دفتر كل، دفتری است كه تاجر بايد كليۀ معاملات را لااقل هفته‌ای يك مرتبه از دفتر روزنامه استخراج كند و انواع مختلف آن را تشخيص دهد و جدا نمايد و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن به طور خلاصه ثبت كند.

كليۀ معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه در هر ماه بايد حداكثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر كل منتقل شود.
دفتر کل بايد دارای ستون‌های مناسب برای انتقال اطلاعات دفتر روزنامه (شماره سند حسابداری، تاريخ، شرح، مبلغ بدهكار، مبلغ بستانكار و مانده حساب در هر مقطع زمانی) به آن باشد.

یکی از شكلهای رايج دفتر كل بصورت زير است:

نحوۀ انتقال اطلاعات دفتر روزنامه به دفتر کل به صورت زیر است:
در ستون ((شماره سند حسابداری)) بايد شمارۀ سند حسابداری، كه رويداد مربوطه در آن ثبت شده است، نوشته شود.
در ستون ((تاريخ)) بايد تاريخ سند حسابداری، كه رويداد مربوطه در آن ثبت شده است، نوشته شود.
در ستون ((شرح)) شرح مختصری از رويداد مربوطه (مطابق با همان شرح نوشته شده در سند حسابداری) نوشته میشود.
در ستون ((عطف)) شمارۀ صفحه دفتر روزنامه، كه مبلغ مربوطه از آن صفحه انتقال می‌يابد، نوشته میشود.
مبلغ بدهكار يا بستانكار مربوطه نيز از دفتر روزنامه به ستون  ((بستانكار)) يا ((بدهكار)) منتقل میشود.
در ستون ((مانده)) ماندۀ حساب نوشته میشود. معمولاً قبل از ستون مانده، ستونی هم برای تشخيص نوع مانده در نظر گرفته میشود كه در آن مشخص میگردد كه ماندۀ حساب بدهكار است يا بستانكار.
شماره‌گذاری صفحات دفتر كل از 1 شروع میشود و به ترتيب ادامه میيابد. براي هر حساب، بسته به حجم عمليات مربوط به آن حساب، صفحات لازم در دفتر كل در نظر گرفته میشود. مثلاً ممكن است براي صندوق صفحات 1 تا 10، براي بانك صفحات 11 تا 25، برای حساب‌های دريافتني صفحات 26 تا 35، برای وسایل نقلیه صفحات 61 تا 70، برای حسابهای پرداختنی صفحات 101 تا 110 و براي سرمايه صفحات 191 تا 200 در نظر گرفته شود.
براي نمونهاز انتقال رويدادهایمالی یک دفتر روزنامۀ به دفتر كل :